Responsable du management du call center et des secrétariats médicaux

74700 Sallanches, Auvergne-Rhône-Alpes
CDI

A propos de Nous

Les Hôpitaux du Pays du Mont-Blanc proposent une offre de soins alliant excellence et proximité, dans le département de la Haute-Savoie, en région Auvergne-Rhône-Alpes, au sein de 4 sites : un site à Sallanches réunissant l’hôpital et l’EHPAD, deux sites à Chamonix (hôpital et EHPAD), et un site à Cluses (Médipôle - centre de soins et de santé).

Ils comprennent notamment un bloc opératoire de 6 salles et un plateau technique complet, avec un équipement en imagerie médicale (radio, scanner, IRM).

Votre mission, si vous l'acceptez

Missions principales :

  • Organiser la bonne tenue et le suivi des consultations médicales (occupation des salles de consultation, agendas de consultation) ;

  • Assurer l’adhésion et l’évolution des pratiques des secrétaires sur tous les projets informatiques en lien avec l’activité des secrétariats médicaux (dictée numérique, reconnaissance vocale) ;

  • Garantir l’adéquation des ressources à l’activité à partir des indicateurs de suivi de l’activité des secrétariats médicaux produits par la chargée de projets et d’expertise métier

  • Réaliser des audits organisationnels réguliers pour proposer des actions d’amélioration et assurer l’efficience du fonctionnement des secrétariats médicaux ;

  • S’assurer de la mise en conformité des pratiques des AMA avec les exigences qualité (traçabilité, confidentialité, RGPD, certification) ;

  • Participer aux instances, réunions institutionnelles et groupes de travail en lien avec les missions confiées ;

  • Réaliser de la veille réglementaire sur l’évolution des textes de loi concernant les métiers administratifs du domaine sanitaire et les informations médicales.

  • S’assurer de la mise en conformité des pratiques des AMA avec les exigences qualité (traçabilité, confidentialité, RGPD, certification) ;

  • Participer aux instances, réunions institutionnelles et groupes de travail en lien avec les missions confiées ;

  • Réaliser de la veille réglementaire sur l’évolution des textes de loi concernant les métiers administratifs du domaine sanitaire et les informations médicales.


Organisation

  • Existence d’un call center pour centraliser la prise de RDV téléphonique (4ETP)

  • Secrétariats médicaux répartis entre les consultations externes et les services de soins (environ 30 ETP)

  • Présence d’une responsable du management des secrétariats médicaux (poste recherché) et d’une chargée de projets et d’expertise métier.



Management

  • Encadrement des AMA et des agents administratifs du call center.

  • Accueil et formation des nouveaux arrivants (AMA)

  • Recrutement des AMA en lien avec la directrice du pôle et la DRH

  • Réalisation des plannings des secrétariats médicaux

  • Animation de réunions d’équipe

  • Gestion des éventuels conflits

  • Réalisation des entretiens annuels des AMA et agents du call center

  • Développement des compétences des AMA

  • Actions de formation à destination des AMA

  • Recueil des besoins en formation en vue d’établir le plan de formation

Le profil idéal, selon nous

Placée sous l’autorité de : Directrice d’appui du pôle consultations externes, Directrice générale

Le responsable du management des secrétariats médicaux occupe un poste polyvalent qui allie management des équipes, organisation des tâches et optimisation des processus au sein des secrétariats médicaux et du call center. Son rôle est de planifier, organiser et piloter les activités des secrétariats médicaux en animant une équipe de professionnels pour assurer la qualité des RDV médicaux des patients et permettre ensuite le bon recouvrement des recettes.

Il/elle travaille en lien étroit avec la chargée de projets et d’expertise métier.



Métier : Attaché d’administration hospitalière

Prérequis

• Diplômes

Niveau BTS ou Licence minimum attendu

Concours AAH avec validation de la formation EHESP de préférence

• Expériences et/ou exigences du poste

Connaissances du domaine hospitalier

Expérience dans les secrétariats médicaux appréciée

Expérience d’encadrement d’équipe appréciée

Bonne maitrise de l’outil informatique



Conditions de travail

Poste à temps complet : 100%

Forfait Jour avec 25 CA et 19 RTT (plus 1 ou 2 congés hors-période et 1 congé fractionnement optionnels)

Mission en lien avec la chargée des projets et d’expertise métier

Le responsable est amené à effectuer des déplacements sur les différents sites de l’établissement, soit avec un véhicule de service, soit avec son véhicule personnel (les frais sont indemnisés selon la réglementation en vigueur)

CDD, CDI, mutation ou détachement

Relations internes et externes

Chargée des projets et d’expertise métier

Médecins de l’établissement

Direction des Affaires Médicales pour la coordination des activités médicales

Direction des Ressources Humaines pour le suivi des effectifs, de la carrière et de la formation

Direction du système d’information pour les outils métiers

Cadres de santé et professionnels paramédicaux

Direction du pôle et quatuor du pôle consultations externes

Direction générale des HPMB

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    En postulant à une offre d’emploi des Hôpitaux du Pays du Mont Blanc, responsable du traitement, et conformément aux articles 38 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, vous nous autorisez à collecter vos données personnelles et à les utiliser dans le cadre d’un processus de recrutement et de toute procédure d’embauche. Vous disposez notamment d’un droit d’accès, de suppression, de rectification et d’opposition aux informations qui vous concernent en en vous adressant à dpo@ch-sallanches-chamonix.fr.